Agiles Arbeiten auch in der Systemadministration

Bei XING hat sich die agile Softwareentwicklung mittels SCRUM und Kanban bereits durchgesetzt. Ich wollte auf Basis dieser Erfahrung prüfen, ob sich das „agile Arbeiten“ mittels Kanban auf die interne IT übertragen lässt, also auf alle Aufgaben von der Mailserverwartung bis zum Ad-hoc-Support bei Mitarbeitern, deren Notebook streikt.

Das Kanban-Prinzip bedeutet, dass sich das Team die zu erledigenden Aufgaben selbstständig nimmt und diese idealerweise nicht von einer einzelnen Person abgearbeitet werden. Unsere Entwickler nennen diese Zusammenarbeit „Pair Programming“, wir haben es in „Pair Doing“ umbenannt. Die Aufgaben werden am sogenannten Taskboard vom Projektmanager auf Karten geschrieben und nach Priorität geordnet.

Der Admin nimmt sich die oberste Karte aus der „To do“-Spalte und hängt diese in den „in progress”-Bereich. Dabei schreibt er seinen Namen und die Startzeit auf die Karte. Danach ist er für diese Aufgabe „geschützt: Er arbeitet nur an dieser Aufgabe und muss sich nicht um andere Dinge kümmern. Ist die Aufgabe erledigt, wird die Karte mit einer Endzeit versehen und auf „done” gehängt. Bevor er sich eine neue Karte nimmt, sollte er Kollegen bei ihren Aufgaben, die noch „in progress” sind, unterstützen. Ziel des Systems ist es nämlich, eine Aufgabe schnellstmöglich von „to do” auf „done” zu setzen, sie also möglichst zügig auszuführen.

Wir haben uns bei XING aus mehreren Gründen für Kanban entschieden:

• Redundanz: Durch die aktive Zusammenarbeit entsteht im positiven Sinne eine Redundanz. Dadurch wird vermieden, dass nur eine Person im Team die Kompetenz für ein Produkt hat
• Transparenz: Durch das offene Taskboard weiß jeder im Team, woran der andere gerade arbeitet. Das tägliche „Stand-Up Meeting” verstärkt dieses noch.
• Mehr Geschwindigkeit: Das mag kurz nach der Einführung noch nicht der Fall sein, sollte sich aber durch die Zusammenarbeit schnell einstellen.
• Erfahrungswerte: In der Software-Entwicklung hat es sich als effektiv erwiesen.

Besonderheiten im Zusammenhang mit der Administration

Wir sind nach der Implementierung von Kanban auf folgendes Problem gestoßen:

Kleine Aufgaben, die keinen Zettel am Taskboard rechtfertigen würden, müssen natürlich auch bearbeitet werden. Die erste Idee war nun, ein Zeitfenster einzurichten, in dem diese Aufgaben erledigt werden. Dieses sollte ursprünglich vormittags eingeplant werden, so dass man den Rest des Tages wieder mit den Aufgaben am Board verbringen kann. Das hat jedoch nicht funktioniert, da wir kleine Ad-Hoc-Anfragen am Tag so nicht bearbeiten konnten und auch keinen Support am Tag anbieten konnten – wenig hilfreich für die XING-Mitarbeiter mit einem Problem an ihrem Rechner.

Für diese „Helpdesk”-Tätigkeit ist unsere Lösung ein Rotationsverfahren: Jeden Tag haben wir einen anderen „Helpdesk”-Verantwortlichen, welcher primär diese Aufgaben abarbeitet. Dadurch sind die anderen Teammitglieder geschützt und können ihre Tasks abarbeiten. Den „Helpdesk”-Verantwortlichen des Tages kommunizieren wir mit einem Zettel vor der Abteilung. Unabhängig von Kanban haben wir sehr positives Feedback von den XING-Mitarbeitern bekommen, da nun sofort ersichtlich ist, wer der Ansprechpartner ist.

Weitere Vorteile

Kanban sieht es vor, dass jeden Tag ein sogenanntes „Stand-Up”-Meeting stattfindet. Dabei spricht jedes Teammitglied der Reihe nach seine Aufgaben an und setzt damit die anderen Teammitglieder über den Status und eventuell aufgetretene Probleme in Kenntnis.

Ein bei uns häufig aufgetretenes Problem ist, dass eine Aufgabe nicht erledigt werden konnte, weil wir auf Feedback von anderen oder auf Lieferungen angewiesen waren. Hierfür gibt es sogenannte „Block“-Karten. Auf diese schreibt man den Grund für die Blockade sowie die Startzeit und klebt die Karte über die eigentliche Aufgabe.

Durch die oben genannten Vorteile von Kanban arbeitet die interne XING IT bereits in dieser Startphase effizienter und ungestörter – und wir werten das System daher als vollen Erfolg.